Actuellement, le GTIN est le meilleur identifiant unique de produit. La plupart des places de marché et des systèmes de commerce électronique utilisent les GTIN pour identifier différents produits. Comme les GTIN ont un impact considérable à l'échelle mondiale, il est primordial de s'assurer que les numéros de vos articles soient valides.
Avec toujours plus de produits vendus à travers le monde, et surtout la montée en puissance des achats en ligne, les systèmes et les plateformes de commerce électronique ont besoin d'un outil incontestable pour faire la distinction entre les différents articles vendus.
C'est là qu'entre en jeu le code article international, ou GTIN pour "Global Trade Item Number" en anglais, qui correspond à une norme élaborée par l'organisme GS1.
Les GTIN sont utilisés pour identifier et différencier les articles commerciaux. Comme un grand nombre de systèmes et de plates-formes comptent sur les GTIN pour évaluer le caractère unique d'un produit, il est important d'être en mesure de déceler toute erreur potentielle.
Tous les GTIN sont uniques à l'échelle mondiale, et il existe une norme qui permet de se prémunir contre les doublons afin de s’assurer que deux articles n’aient pas le même GTIN.
On distingue quatre types de GTIN : GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 et GTIN-8, attribués en fonction des pays. De plus, chacun des pays attribue une série plus petite aux entreprises et aux propriétaires de produits et, à leur tour, ces entreprises attribuent un numéro pour chaque produit.
Le processus est ainsi rapide et évite des retards inutiles dans l'attribution du GTIN, compte tenu du volume élevé des demandes.
Pour valider votre GTIN, le plus simple est d'examiner le code de votre produit et de vérifier qu’il correspond à celui figurant dans les registres. Si cela n'est pas possible, il faut alors suivre 5 étapes pour valider le GTIN.
Nous avons indiqué l’existence de quatre types de GTIN, selon le nombre de chiffres dont ils disposent : 8, 12, 13 et 14. Néanmoins, afin de rendre les choses plus simples, tous les GTIN sont exprimés sous forme de codes à 14 chiffres, en ajoutant si nécessaire des 0 à gauche.
Vous pouvez récupérer manuellement le GTIN d'un produit, à partir de son emballage. Assurez-vous de prendre connaissance de tous les chiffres, même si certains semblent plus petits ou sont placés légèrement sur les côtés du code-barres.
Si vous choisissez le GTIN depuis une base de données ou une autre ressource, il est probable que tout ne soit pas conforme aux normes GS1.
Dans ce cas, vous devez connaître et comprendre son fonctionnement. Sinon, des erreurs peuvent apparaître : une base de données non conforme peut par exemple ne stocker qu'une partie d'une séquence GTIN, en omettant le chiffre de contrôle.
Pour la suite de cet article, le format à 14 chiffres sera utilisé pour expliquer comment fonctionne la validation du GTIN.
Cette première étape achevée, vous devez ensuite valider les chiffres qui composent la séquence. Vous devez commencer par le préfixe GS1, qui se compose des chiffres en 2e, 3e et 4e position.
Un préfixe GS1 est généralement un code de pays vous aidant à identifier l'organisation membre de GS1 où le fabricant est enregistré (sans que le produit y soit nécessairement fabriqué). Les pays les plus importants ont généralement un plus grand GTIN - par exemple, les préfixes GS1 pour le Japon vont de 450 à 459. À ce jour, près de la moitié des préfixes n'ont toujours pas été attribués.
Jusqu'ici, nous avons expliqué comment fonctionnait la validation des préfixes GS1 pour les GTIN 12, 13 et 14. Celle du préfixe GS1 pour les GTIN-8 est légèrement différente.
Les trois premiers chiffres d'un GTIN-8 écrit dans un format à 14 chiffres (soit les 7e, 8e et 9e) représentent le préfixe GS1-8, qui est également attribué par GS1 aux organisations membres. La plupart des préfixes GS1-8 correspondent aux préfixes GS1.
Si l'étape précédente aide à placer le fabricant sur la carte ou à le relier à une industrie, cette partie du processus indique qui est le fabricant.
Le préfixe GS1 d'une société comporte entre 4 et 11 caractères, et commence à partir du 2e chiffre du GTIN. Chaque préfixe d'entreprise est unique et permet d'identifier la marque à laquelle il est associé tout au long de la chaîne logistique internationale.
Comment valider le préfixe GS1 de l'entreprise ? Deux méthodes existent : soit l’utilisation des listes de préfixes d'entreprises publiées par les organisations membres du GS1, soit celle de la base de données GS1 du Global Electronic Party Information Registry (GEPIR).
Certaines organisations membres du GS1 publient des listes complètes comprenant les préfixes concédés aux fabricants.
Ces répertoires sont disponibles en XML et sont régulièrement mis à jour. Lorsque vous consultez une telle liste, vous pouvez consulter sa dernière mise à jour.
Un préfixe d'entreprise est valide lorsque les chiffres correspondants du GTIN concordent parfaitement avec ceux d'une entrée de la liste.
Cependant, si un préfixe de société se trouve dans la plage couverte par une liste, mais que vous ne le trouvez pas dans celle-ci, cela signifie alors qu’il est invalide.
Le GEPIR est une base de données gérée par GS1 qui contient des informations provenant de près d’un million d'entreprises. Il s'agit sans doute de la meilleure des deux méthodes de validation d’un préfixe d'entreprise, puisque le GEPIR regroupe les données de la totalité des organisations membres du GS1.
Sur le site du GEPIR, vous disposez de l'option "Recherche par GTIN". Tout ce que vous avez à faire est de reproduire les 14 chiffres du GTIN et de cliquer sur le bouton Rechercher.
Si le préfixe de l'entreprise est valide, les résultats de la recherche indiqueront le nom du fabricant et ses coordonnées. Si en revanche le résultat de votre recherche indique "Aucun enregistrement trouvé", le préfixe de l'entreprise est très probablement invalide.
Les trois étapes que nous avons évoquées jusqu'à présent aident à déterminer si un GTIN se trouve dans le cadre des numéros attribués par le GS1 ainsi que s'il fait partie ou non d'une liste spécifique se trouvant chez un membre GS1.
Cette étape consiste à vérifier la partie du GTIN attribué à un produit spécifique par l’entreprise. Ce numéro peut être choisi par le fabricant, à condition qu'il soit unique au sein des activités de l'entreprise.
À ce stade, nous avons validé tous les chiffres du GTIN, à l'exception notable du chiffre de contrôle (14e).
Afin de valider un GTIN individuel, vous devez le confirmer auprès du propriétaire de la marque. En effet, le GS1 n'offre aucune méthode permettant de vérifier si un GTIN spécifique a été attribué.
Heureusement, la plupart des fabricants qui détiennent une licence GS1 offrent des listes complètes de produits auxquels ils ont attribué des GTIN.
Vous n'avez donc pas à passer systématiquement par cette étape. Elle est généralement réservée à des situations plus particulières, où vous n'avez pas encore établi de relation avec une société membre de GS1, ou si vous ne disposez pas de la liste des GTIN que l'organisation concernée a attribués.
La cinquième et dernière étape est cruciale. Cette partie du processus est consacrée à la validation du chiffre de contrôle (14e), qui est déterminé par les autres chiffres composant le GTIN.
Le chiffre de contrôle est utilisé pour vous protéger contre la plupart des erreurs de saisie de données, telles que fautes de frappe ou inversions de chiffres.
Heureusement, GS1 vous fournit le nécessaire pour gérer ces chiffres de contrôle. Vous disposez d'une calculatrice à laquelle vous pouvez accéder ici. Il suffit d'écrire les chiffres composant le GTIN (sans le 14e) et de cliquer sur le bouton calculer.
Vous pouvez également calculer manuellement le chiffre de contrôle à l'aide d'une formule simple - voir le tableau ci-dessous.
Si le résultat obtenu ne correspond pas au 14e, le GTIN n'est pas valide et vous devez à nouveau le vérifier pour vous assurer qu'il est correctement renseigné.
Et voilà, vous connaissez les 5 étapes qui vous permettront de valider et de vérifier à tout moment l'exactitude d'un GTIN.
Ce n'est évidemment pas la manière la plus aisée que nous recommandons pour attribuer des GTIN à tous vos produits, mais vous pouvez tout de même suivre les étapes décrites ci-dessus pour certaines des situations où les GTIN se révèlent invalides.
